Informativa GDPR

1. Ambito di Applicazione e Principi del Trattamento

La presente Informativa GDPR descrive i principi, le finalità, le basi giuridiche e le modalità generali di trattamento dei dati personali connessi all'utilizzo del sito Romiahome, dedicato alla vendita online di mobili e articoli per la casa.

La presente informativa si applica agli utenti che visitano il nostro sito, consultano i prodotti, effettuano acquisti online o richiedono assistenza prima e dopo l'acquisto.

I nostri servizi si rivolgono principalmente ai consumatori italiani, con consegna dei prodotti su tutto il territorio italiano.

Trattiamo i dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679, noto come Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), e delle disposizioni italiane applicabili in materia di protezione dei dati personali.

Nell'ambito delle attività di trattamento, osserviamo i seguenti principi:

Liceità, correttezza e trasparenza: i dati personali devono essere trattati sulla base di condizioni giuridiche valide, attraverso modalità corrette e comprensibili per gli interessati.
Limitazione delle finalità: raccogliamo i dati per scopi determinati, espliciti e legittimi, evitando utilizzi successivi incompatibili con tali finalità, salvo quanto consentito dalla legge.
Minimizzazione dei dati: trattiamo soltanto le informazioni adeguate, pertinenti e necessarie rispetto alle finalità perseguite.
Esattezza: adottiamo criteri appropriati per mantenere i dati personali accurati e, quando necessario, aggiornati.
Limitazione della conservazione: i dati personali vengono conservati per il periodo necessario alle finalità del trattamento, tenendo conto degli obblighi legali applicabili.
Integrità e riservatezza: il trattamento deve avvenire mediante misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdite, alterazioni o divulgazioni illecite.
Responsabilizzazione: le attività di trattamento devono essere organizzate e, quando richiesto, documentate in modo da consentire la verifica del rispetto degli obblighi applicabili.

Questi principi si applicano al trattamento dei dati personali connesso alla navigazione, alla gestione degli ordini, ai pagamenti, alle spedizioni, alle richieste di assistenza e alle attività successive all'acquisto.

Ci impegniamo a fornire informazioni chiare sui trattamenti effettuati e a rispettare i diritti riconosciuti agli interessati dalla normativa applicabile.

2. Dati Personali Trattati e Finalità del Trattamento

Per consentire l'utilizzo del nostro sito e la gestione degli acquisti, possiamo raccogliere e trattare alcune categorie di dati personali, nei limiti delle informazioni necessarie alle attività richieste.

Categorie di dati personali

A seconda delle operazioni effettivamente svolte, i dati trattati possono comprendere:

Dati identificativi: nome, cognome e altre informazioni necessarie all'identificazione dell'ordine.
Informazioni di contatto: indirizzo email, numero di telefono (facoltativo) e indirizzo di consegna.
Dati relativi agli ordini: numero dell'ordine, prodotti acquistati, quantità, importi, dettagli dell'acquisto e informazioni sulla spedizione.
Dati relativi ai pagamenti: informazioni necessarie alla conferma delle transazioni, alla gestione dei pagamenti e agli eventuali rimborsi.
Dati relativi all'assistenza: comunicazioni, richieste di informazioni, segnalazioni e informazioni necessarie alla gestione di cancellazioni, resi e rimborsi.
Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP, tipo di browser, caratteristiche del dispositivo e informazioni tecniche necessarie al funzionamento e alla sicurezza del sito.

Non tutte queste informazioni vengono necessariamente richieste a ogni utente. Le categorie di dati trattati dipendono dalle funzionalità utilizzate e dalle attività effettivamente svolte.

Non chiediamo ai clienti di comunicare tramite e-mail o durante le richieste di assistenza il numero completo della carta di pagamento, il codice CVV, il PIN, le password o i codici temporanei di autenticazione.

Finalità del trattamento

I dati personali possono essere utilizzati per le seguenti finalità, quando pertinenti:

Ricevere, verificare, elaborare e confermare gli ordini.
Gestire le informazioni necessarie ai pagamenti e agli eventuali rimborsi.
Organizzare la preparazione, la spedizione e la consegna dei prodotti.
Fornire informazioni sullo stato degli ordini e delle spedizioni.
Rispondere alle richieste relative ai prodotti e agli acquisti.
Gestire le richieste di cancellazione, reso, rimborso e assistenza.
Garantire il funzionamento delle funzionalità essenziali del sito e contribuire alla sicurezza dei sistemi.
Adempiere agli obblighi fiscali, contabili e agli altri obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Necessità del conferimento dei dati

I dati necessari alla conclusione e all'esecuzione di un acquisto permettono di elaborare correttamente l'ordine e organizzare la consegna.

La mancata comunicazione delle informazioni indispensabili può impedire il completamento dell'acquisto o la gestione del servizio richiesto.

I dati facoltativi, quando previsti, devono essere distinti da quelli effettivamente necessari.

Limitiamo il trattamento alle finalità dichiarate e non utilizziamo i dati per scopi incompatibili con quelli comunicati, salvo quando un ulteriore trattamento sia consentito dalla legge e siano rispettati i relativi obblighi informativi.

3. Basi Giuridiche del Trattamento

Il trattamento dei dati personali deve fondarsi su una base giuridica appropriata ai sensi dell'articolo 6 del GDPR, individuata in relazione alla specifica finalità perseguita.

Le principali basi giuridiche pertinenti alle attività descritte nella presente informativa sono le seguenti.

Esecuzione di un contratto — Art. 6, par. 1, lett. b, GDPR

Quando il trattamento è necessario per concludere o eseguire un contratto con il cliente, possiamo trattare i dati pertinenti per:

Gestire e confermare gli ordini.
Elaborare le informazioni necessarie alla gestione degli acquisti.
Organizzare la consegna dei prodotti.
Fornire le prestazioni previste dalle condizioni di acquisto.
Gestire le attività precontrattuali richieste direttamente dall'utente.

Il trattamento deve rimanere limitato alle informazioni effettivamente necessarie per le attività contrattuali interessate.

Adempimento di un obbligo legale — Art. 6, par. 1, lett. c, GDPR

Alcuni dati personali possono essere trattati o conservati quando ciò è necessario per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa applicabile.

Tali obblighi possono riguardare la documentazione degli acquisti, gli adempimenti fiscali e contabili e altre disposizioni vincolanti.

La conservazione avviene nei limiti e secondo i termini stabiliti dalle disposizioni pertinenti.

Consenso — Art. 6, par. 1, lett. a, GDPR

Per le attività di trattamento che richiedono il consenso, i dati personali devono essere trattati soltanto dopo che l'utente abbia espresso una scelta libera, specifica, informata e inequivocabile.

Il consenso non può essere desunto dal silenzio, dall'inattività o dalla semplice prosecuzione della navigazione.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l'utente può revocarlo in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità delle operazioni precedentemente effettuate sulla base del consenso validamente prestato.

Legittimo interesse — Art. 6, par. 1, lett. f, GDPR

Quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa, determinate attività possono fondarsi su un legittimo interesse, previa valutazione della necessità del trattamento e del bilanciamento con i diritti e le libertà degli interessati.

A seconda delle attività effettivamente svolte, ciò può riguardare la protezione delle funzionalità del sito, la prevenzione di accessi non autorizzati e la tutela dei diritti in caso di controversie.

Il legittimo interesse non costituisce una base giuridica automaticamente applicabile a ogni trattamento e non può sostituire il consenso quando quest'ultimo è richiesto dalla normativa.

Per ciascuna attività di trattamento individuiamo la base giuridica pertinente, rispettando i principi di necessità, proporzionalità e trasparenza.

4. Conservazione, Sicurezza e Condivisione dei Dati

Conservazione dei dati personali

Conserviamo i dati personali soltanto per il periodo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, considerando gli obblighi legali applicabili e l'eventuale necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto.

I periodi di conservazione possono variare in base alle categorie di dati e alle rispettive finalità.

In particolare:

Dati relativi agli ordini e ai pagamenti: vengono conservati per il periodo necessario alla gestione degli acquisti e all'adempimento degli obblighi fiscali e contabili applicabili.
Dati relativi alle spedizioni: vengono conservati per il tempo necessario alla gestione delle consegne e delle eventuali problematiche connesse.
Dati relativi all'assistenza, ai resi e ai rimborsi: vengono conservati per il periodo necessario alla gestione delle richieste e all'eventuale tutela dei diritti.
Dati tecnici di navigazione: vengono conservati secondo criteri di necessità e proporzionalità, in relazione alle finalità tecniche e di sicurezza effettivamente applicabili.

Quando non è possibile indicare un unico periodo di conservazione, utilizziamo criteri basati sulla finalità del trattamento, sugli obblighi previsti dalla legge e sull'eventuale necessità di tutelare un diritto.

Al termine del periodo applicabile, i dati personali vengono cancellati o resi anonimi, salvo che un'ulteriore conservazione sia richiesta o consentita dalla normativa.

Sicurezza dei dati personali

Attribuiamo importanza alla protezione delle informazioni personali trattate durante l'utilizzo del nostro sito.

In conformità all'articolo 32 del GDPR, le misure tecniche e organizzative di sicurezza devono essere adeguate ai rischi effettivi del trattamento, considerando la natura dei dati, le finalità e le circostanze applicabili.

Tali misure devono contribuire a ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo illecito dei dati personali.

Nessun sistema informatico può garantire l'eliminazione assoluta di ogni rischio. Le misure di protezione devono pertanto essere valutate e aggiornate quando necessario, in relazione alle caratteristiche del trattamento.

Condivisione dei dati personali

Per gestire gli acquisti e fornire i servizi richiesti, può essere necessario comunicare alcune informazioni personali a destinatari coinvolti nelle relative attività.

A seconda delle effettive necessità, tali destinatari possono comprendere:

Fornitori di servizi di spedizione: per organizzare il trasporto, la consegna e la gestione delle informazioni logistiche.
Prestatori di servizi di pagamento: per elaborare le transazioni e gestire gli eventuali rimborsi.
Fornitori di servizi tecnici: quando necessari per il funzionamento del sito, la gestione degli ordini o la sicurezza dei sistemi.
Autorità competenti: quando la comunicazione delle informazioni è richiesta o consentita dalla legge.

La comunicazione dei dati deve essere limitata alle informazioni necessarie per le finalità pertinenti e deve avvenire nel rispetto dei principi di liceità, trasparenza, riservatezza e minimizzazione.

Quando soggetti esterni trattano dati personali per nostro conto, devono essere rispettate le garanzie previste dall'articolo 28 del GDPR, ove applicabile.

Quando i destinatari operano come titolari autonomi del trattamento, si applicano i rispettivi obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.

5. Diritti degli Interessati

In conformità agli articoli da 12 a 22 del GDPR e alle altre disposizioni applicabili, gli utenti possono esercitare i diritti relativi al trattamento dei propri dati personali.

Tali diritti sono riconosciuti nei casi e alle condizioni stabiliti dalla normativa.

Diritto di accesso

Puoi richiedere conferma dell'eventuale trattamento dei tuoi dati personali e ottenere l'accesso alle informazioni pertinenti.

Quando previsto, puoi inoltre richiedere una copia dei dati personali oggetto del trattamento.

Diritto di rettifica

Puoi richiedere la correzione dei dati personali inesatti e l'integrazione delle informazioni incomplete, tenendo conto delle finalità del trattamento.

Diritto alla cancellazione

Puoi richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali quando ricorrono le condizioni previste dall'articolo 17 del GDPR.

Questo diritto non è assoluto. Alcune informazioni possono dover essere conservate per adempiere a obblighi legali o per altri motivi consentiti dalla normativa.

Diritto di limitazione del trattamento

Nei casi previsti dall'articolo 18 del GDPR, puoi richiedere la limitazione del trattamento dei tuoi dati personali.

Diritto alla portabilità dei dati

Quando ricorrono le condizioni previste dall'articolo 20 del GDPR, puoi richiedere di ricevere i dati personali pertinenti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico.

Ove tecnicamente possibile e nei casi previsti dalla legge, puoi inoltre richiedere la trasmissione dei dati a un altro titolare del trattamento.

Diritto di opposizione

Puoi opporti, nei casi e alle condizioni previsti dall'articolo 21 del GDPR, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse o su altre basi giuridiche per le quali è riconosciuto tale diritto.

Le richieste vengono valutate considerando le circostanze del trattamento e le disposizioni applicabili.

Diritto di revoca del consenso

Quando il trattamento è basato sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento.

La revoca non compromette la liceità del trattamento effettuato prima della revoca sulla base del consenso precedentemente prestato.

Diritti relativi alle decisioni automatizzate

L'articolo 22 del GDPR riconosce specifiche tutele rispetto alle decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producono effetti giuridici o incidono in modo analogamente significativo sull'interessato, nei casi previsti dalla normativa.

Qualora vengano effettivamente svolte attività di questo tipo, devono essere fornite le informazioni richieste dalla legge e garantiti i diritti applicabili.

Diritto di proporre reclamo

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali non rispetti la normativa applicabile, puoi presentare un reclamo all'autorità di controllo competente.

Per gli interessati in Italia, tale autorità comprende il Garante per la protezione dei dati personali, secondo le condizioni previste dal GDPR.

Modalità di esercizio dei diritti

Per esercitare i tuoi diritti, puoi contattarci preferibilmente tramite e-mail, utilizzando il recapito indicato nella sezione 7 della presente informativa.

Ti chiediamo di descrivere chiaramente la natura della richiesta e le informazioni necessarie per identificarla.

Quando necessario, potremo richiedere informazioni aggiuntive proporzionate per verificare l'identità del richiedente e prevenire la comunicazione non autorizzata dei dati.

Risponderemo senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Nei casi previsti dal GDPR, tale termine può essere prorogato di ulteriori due mesi, considerando la complessità o il numero delle richieste.

In caso di proroga, informeremo l'interessato entro il primo mese, indicando i motivi del prolungamento.

L'esercizio dei diritti è generalmente gratuito.

Nei casi di richieste manifestamente infondate o eccessive, possono applicarsi le condizioni specificamente previste dall'articolo 12 del GDPR.

6. Trasferimento dei Dati verso Paesi Terzi

Le attività connesse alla gestione degli acquisti e dei servizi online possono, in determinate circostanze, comportare il coinvolgimento di destinatari situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

L'eventuale trasferimento di dati personali verso Paesi terzi deve rispettare le disposizioni del Capo V del GDPR, comprese quelle previste dagli articoli da 44 a 49.

Condizioni applicabili ai trasferimenti internazionali

Quando si verifica un trasferimento internazionale di dati personali soggetto al GDPR, deve essere individuato un meccanismo giuridico appropriato.

A seconda delle circostanze, possono essere applicabili:

Decisioni di adeguatezza: quando la Commissione europea ha riconosciuto un livello di protezione adeguato per il Paese, il territorio, il settore o i destinatari interessati, nei limiti della decisione applicabile.
Garanzie appropriate: quando sono disponibili strumenti conformi all'articolo 46 del GDPR, comprese le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea, ove pertinenti.
Specifiche deroghe previste dalla legge: esclusivamente nei casi e alle condizioni stabiliti dall'articolo 49 del GDPR.

Le modalità di trasferimento devono essere individuate sulla base dei trattamenti effettivamente svolti, dei destinatari coinvolti e delle garanzie giuridiche applicabili.

Trasparenza e tutela dei dati

La presenza di un indirizzo di contatto situato in Giappone non significa necessariamente che tutti i dati personali degli utenti siano conservati o trasferiti in tale Paese.

L'eventuale trattamento internazionale deve essere valutato sulla base delle attività realmente svolte e delle rispettive modalità operative.

Quando vengono effettuati trasferimenti verso Paesi terzi, devono essere rese disponibili agli interessati le informazioni richieste dalla normativa, comprese quelle relative alle destinazioni, ai destinatari e alle garanzie applicabili.

Le eventuali decisioni di adeguatezza devono essere considerate nel rispetto del loro ambito di applicazione, senza presumere che coprano automaticamente qualsiasi destinatario o attività di trattamento.

Ci impegniamo a rispettare gli obblighi di protezione dei dati personali previsti dalle disposizioni applicabili ai trasferimenti internazionali, senza attribuire alle nostre attività strumenti o certificazioni non verificati.

7. Normativa Applicabile e Informazioni di Contatto

Normativa applicabile

La gestione dei dati personali connessi al nostro sito è soggetta alle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati, con particolare riferimento a:

Il Regolamento (UE) 2016/679, noto come Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).
Il Decreto Legislativo 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, e successive modifiche e integrazioni.
Le altre disposizioni italiane ed europee applicabili in materia di protezione dei dati personali e tutela degli interessati.
Le indicazioni pertinenti del Garante per la protezione dei dati personali.

Il trattamento dei dati personali deve rispettare i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, sicurezza e limitazione della conservazione, nonché i diritti riconosciuti agli interessati.

Informazioni di contatto

Per domande relative alla presente informativa, al trattamento dei dati personali o all'esercizio dei tuoi diritti, puoi contattarci attraverso i seguenti recapiti.

Ti consigliamo di utilizzare preferibilmente la posta elettronica, indicando chiaramente l'oggetto della richiesta.

E-mail: business@romiahome.com

Telefono: +81 (808) 734 8946

Indirizzo di contatto: 1-7-10-201 Misono-cho, Tomakomai City, Hokkaido 053-0041, Giappone.

Orario di assistenza: dal lunedì al venerdì, dalle 09:00 alle 18:00.